El ciclo PDCA es la herramienta más empleada para implantar un sistema de mejora continua.
A continuación explicaremos en qué consiste, cómo funciona y su relación con las normas ISO, concretamente con las normas de Gestión de Calidad, donde se menciona expresamente como un principio fundamental para la mejora continua de la calidad.
¿Qué es el Ciclo PDCA (o Ciclo PHVA)?
La implantación de esta metodología está pensada y desarrollada principalmente para ser usada por empresas y organizaciones.
Recibe el nombre de PHVA, que viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. En inglés es conocido como PDCA de sus siglas Plan, Do, Check, Act. Estas siglas vienen precedidas de las palabras ciclo o círculo, según los autores. Y también es conocido como ciclo de mejora continua o círculo de Deming, ya que fue ideado por William Edward Deming.
El círculo de Deming está compuesto por 4 etapas. Una vez terminada la etapa final, se vuelve a empezar por la primera etapa, de tal forma que el proceso se repite una y otra vez, de ahí la palabra ciclo o círculo. De esta forma, todas las acciones, actividades y nuevas mejoras incorporadas al ciclo son evaluadas sistemáticamente.
Pasos para implantar PDCA en una empresa.
Fase 1. Planificar – Plan.
En primer lugar, se selecciona una actividad o proceso susceptible de mejora. Después se marcarán unos objetivos a conseguir. Para idear las mejoras a implantar existen multitud de herramientas, entre ellas podemos mencionar: Grupos de mejora, buzones de sugerencias, técnicas de brainstorming o lluvia de ideas, aplicación de nuevas tecnologías, etc..
La norma ISO 9001:2015 se refiere a este paso con el apartado 6.0. Planificación. La cuestión inicial de la que parte son las acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. La planificación será la base para alcanzar los objetivos.
Fase 2. Hacer – Do.
Una vez seleccionada la mejora a implantar, se realizan los cambios oportunos sobre la actividad o el proceso previamente seleccionado. Se realizarán las pruebas necesarias antes de realizar los cambios definitivos o y antes de que puedan afectar a un gran número de ítems o clientes.
En el apartado 8.0. Operación de la ISO 9001:2015, se detalla esta fase. La misión de este apartado de la norma es conducir a la organización para desarrollar correctamente el plan propuesto.
Fase 3. Verificar o controlar – Check.
Se irá incrementando de forma progresiva el nº de lotes sobre los que afecta la modificación, sin dejar de chequear y verificar su correcto funcionamiento en todo momento. Se verificará que se alcanzan los objetivos marcados en la primera etapa. Si no se alcanzan los objetivos habrá que realizar las modificaciones necesarias para conseguir dichos objetivos.
El apartado 9.0. Evaluación del desempeño de la norma ISO 9001:2015, es la parte de la norma donde se desarrolla lo referente a la evaluación o verificación de los resultados con relación a lo inicialmente planteado. Se desarrolla además la comprobación de las implementaciones realizadas para verificar si se han realizado de manera correcta y efectiva.
Fase 4. Actuar – Act.
Para finalizar el primer ciclo, se tendrán que estudiar los resultados y compararlos con los resultados previos a la mejor implantada. Si dichos resultados son satisfactorios, se implantará la mejora de forma permanente. Si los resultados no son los esperados habrá que valorar si se realizan nuevos cambios o se desecha la mejora. Una vez terminada la cuarta etapa, habrá que volver a la primera de forma periódica con el objeto de desarrollar nuevas mejoras a implantar.
Este úlitmo paso se desarrolla en el apartado 10.0. Mejora de la norma ISO 9001:2015, en el que se encuentran desarrollados: No Conformidades, Acciones Correctivas y la Mejora Continua.
¿Cómo aplicamos el ciclo de Deming en IPEA?
Ejemplo: Una de las actividades que ofrecemos en IPEA es la formación online. Cuando aplicamos la mejora continua en nuestros cursos lo hacemos de la siguiente manera:
- Planificamos. Definimos el curso o cursos objeto de mejora.
¿Cómo?. Siempre pasamos un cuestionario de satisfacción a nuestros alumnos. Seleccionamos el curso objeto de mejora de entre los que están en la cola del ranking en la satisfacción de nuestros alumnos en ediciones anteriores.
¿Qué cambios hacemos? Nos basamos en las dudas, cuestiones y aclaraciones que nuestros alumnos han realizado en ediciones anteriores para identificar los posibles puntos de mejora en los contenidos. Estos serán nuestros objetivos de mejora.
- Hacemos los cambios necesarios sobre los contenidos, bien con nuevas actividades para reforzar los aspectos a mejorar, añadimos información complementaria, o incluimos nuevos enlaces a otras fuentes o recursos de información.
- Controlamos y verificamos. Antes de la puesta en marcha hacemos una verificación interna para chequear que todo está en orden y ponemos en marcha una nueva edición del curso con los cambios realizados. Controlamos y verificamos que los nuevos cambios tengan buen resultado y comprobamos si los alumnos reiteran sus dudas sobre los aspectos objeto de mejora.
- Actuamos. Si obtenemos buenos resultados en la primera edición, mantenemos los cambios en la siguiente. Y de esta forma volvemos a la fase uno, con la selección de un nuevo curso para mejorarlo.